拍賣行系列三 拍賣行的工作週期

拍賣行每年的工作週期其實是非常固定的，一般人的時間單位可能是一個月或一季，我們則是用"一個拍賣會"作單位來計算，因此以香港一年只有兩次拍賣會來說，我們總是覺得時間過得特別快，才做完一個拍賣會轉眼就過了半年了^^;



跟過第一個自己從頭到尾都有參與的拍賣會後，我終於對一個拍賣會應該要做的全部事情有了初步的認識，不包括拍賣會本身，其他工作主要可以分成三個階段：收貨期、前置準備期及後續跟進期，以半年為一個工作週期來說，可以簡單用"三二一"來一言以蔽之，也就是收貨期三個月，前置準備兩個月，後續跟進一個月，相當規律。不過當然不會那麼準確說時間到了就一定跳到下個階段，中間還是會依情況多少有重疊的地方，例如我們現在還在進行上個拍賣結束後的催款及付款作業，卻也已經開始著手收集下次拍賣的貨品了。



收貨期，顧名思義就是收集拍賣物品的階段，這段時間我們老闆會與專家到各地辦事處與當地的賣家接洽，也就是進行"Business Getting"的工作。由於我們在業界已經累積了相當的名氣與人脈，與我們有長期合作關係的行家都會固定在這段時間將有意做拍賣的商品集中起來，由辦事處安排面談，並由專家鑑定評估、決定是否可在下次的拍賣會作拍賣。收貨好玩的地方是可以看到很多沒看過的東西，不過缺點就是累，把所有的東西集中在兩三天內看完然後繼續下一個地方，也只有像我老闆這樣的超人才做得到@_@



確定要收貨後，各地的辦事處就會安排運輸將物品送到拍賣場，以進行接下來的準備工作，以我們部門來說，負責做這件事情的人就是我，這個動作稱為"進貨(Stock-in)"。進貨的人需要對物品做詳細的紀錄，以方便倉庫管理，以及一連串的後續工作，例如有些珠寶要做證書啦，手錶要給師傅檢查啦等，若是物品因為年代久遠需要維修，也都需要在這段時間內完成。有時候一天需要做十幾二十樣物品的進貨手續，常常會忙到沒時間好好欣賞手上的奇珍異寶，不然有時間的話，我們有時候可是會忍不住拿來拍個照留作紀念的呢=P



大約到第二個月中快第三個月時，貨也收得差不多了，在確定這次拍賣的物品全部都收齊後，我們就會開始準備拍賣會需要用的東西。第一個工作就是拍照，不論是做目錄或做宣傳，物品圖片是不可缺少的，由於這個工作相當費時，我們都會委託專業攝影師長駐在我們辦公室，花兩三個禮拜日以繼夜地把拍照工作完成，同時專家們也會著手開始編寫目錄內容，包括每個拍賣品的描述與簡介、估價、背景介紹等。除了描述以外，我們還會針對每個拍賣品做"狀況報告(Condition Report)"，這是由於許多拍賣品並不是新品，一定多少會有被人穿戴或使用過的痕跡，買家在購買前若無法親自來會場看實物，通常都會跟我們詢問該拍賣品的狀況報告，作為購買的參考。



做完目錄後，專家們便會展開一連串的宣傳活動，除了在拍賣場當地舉行的記者會與公關茶會外，也會挑選部分拍賣品到其他國家做巡迴展覽。這些展覽通常都是與國外拍賣場的拍賣前預展一起進行，不但可以結合當地傳媒的力量，也可以吸引當地買家的目光；不過有些展覽地並不是拍賣場，當地辦事處便會另外舉辦私人或公開展覽，通知當地的傳媒及買家參觀，例如我們目前在台灣的展覽，就是透過這種方式進行的。



專家們馬不停蹄地到各處做完巡迴展覽回來，差不多就是拍賣會前的一兩個禮拜了。在舉行拍賣會之前，我們會進行七到十天左右的預展，也是所有展覽中最盛大、時間也最長的一場，所有的拍賣品都會展出，展出的天數則以拍賣日而定，例如我們每次都是以當代及近現代畫打頭陣，第一個舉行拍賣，那麼他們的預展天數就會最短，到拍賣日的前一天就結束了；而我們則是倒數第二個部門作拍賣，因此預展就比畫部多了三四天，平均來說通常是九到十天左右，就要站得比較辛苦啦~



預展的目的就是提供所有的買家最後現場看實物的機會，不過在展覽的同時，我們還有很多前置工作要準備，例如確定所有賣家的文件已經簽齊備妥(這可是項大工程)、拍賣品的估價及底價都確認無誤(非常重要！因為這決定拍賣當時的起價)、甚至是網上競標的資料是不是都沒有問題等，如果有任何資訊需要更動，就需要出"拍賣通知(Saleroom Notice)"，並發布給全球辦事處的相關部門，避免因為提供買家錯誤資訊而引發日後的糾紛，這些工作都準備就緒後，接著就由專家與主持競標的人豋場，一起進行一場成功的拍賣會啦！



拍賣會的進行其實是非常刺激的，主持競標的人通常都由該部門的大老闆來擔任，因為這個工作不但需要眼明口快，還要對所有拍賣品的價格與行情非常了解。場下除了競標的買家外，還會有一群做電話競標的專家們，負責打電話給之前登記好要競標的不在場買家，替他們在現場舉牌。這時就更考驗主持競標者的技術了，他們不但要一直注意台下舉標的人及目前的價格，還要注意旁邊舉牌的專家們，當"戰況"激烈的時候，主持競標的人甚至會等還在講電話的專家們舉牌，直到最後確定沒有人再喊價，才會落鎚宣佈成交價格。



拍賣會後通常大家的心情都是鬆了一口氣及歡愉的，接下來的工作就是收款及催款啦！這部份的工作說重也不會很重，但也是相當重要的。會計部會計算每個賣家與買家的佣金比例，以及扣除其他費用後的價錢，並安排不同匯率的付款。由於公司是在拍賣會後三十五天內，等買家付錢後才付錢給賣家，所以專家們也要進行打電話致謝與提醒付款的工作，好在我們的客戶大部分都會乖乖地準時付錢，省去許多不必要的麻煩。此外有些不幸沒有在拍賣會上賣出去的物品，不代表沒有其他買家詢問，在拍賣會後，不少流標的物品還是會透過私人詢問的方式賣出，但這部份的收益並不會列入我們的拍賣會紀錄，所以我們實際上拍賣出去的成交率絕對是比官方數字還要高的喔！



拍賣會後三十五天我們付錢給賣家後，一個拍賣會的週期就差不多結束了，同時也是下個拍賣會的週期開始，我們的工作就在這一年兩次的循環中週而復始地持續進行著，唯一改變的是不同的商品、不同的目錄，以及一次比一次好的銷售紀錄！