拍賣行系列二 拍賣行的組織運作

身為買家與賣家中間的仲介商，拍賣行扮演的其實是一個交易平台的角色，在每次拍賣會結束後，就面臨要找貨拍賣的問題，所以找賣家與找買家，就成為拍賣行在進行拍賣會之外最重要的工作。



這個工作並不簡單，即使是像佳士得(Christie's)或蘇富比(Sotheby's)這些規模大且有知名度的拍賣行，除了來自業界的"行家"可以提供貨源之外，還必須仰賴一群以個人名義作委託的散客，所以拓展並穩固業界的人脈也是拍賣行尋求賣家的重要手段之一。這點對於找買家更顯重要，不可諱言的，佳士得及蘇富比作為競爭對手，對於搶佔市佔率不遺餘力，所幸隨著中國、俄羅斯及中東等新經濟勢力的抬頭，喜歡收集藝術品的買家越來越多，藝術投資市場這塊餅也隨之坐大。



目前佳士得在全球共十四個城市設有拍賣場(Saleroom)，包括倫敦、紐約、日內瓦、杜拜等，亞洲區唯一的拍賣場就是香港，也是與蘇富比同時競爭亞洲市場的最大據點。這些拍賣場針對不同的拍賣類別，每半年就會舉行一次拍賣會，所以對於全球買家來說，每個月幾乎都有一到兩個拍賣會可以參加，不過不同地方的拍賣場所拍賣的物品風格多少會因應當地賣家及買家的胃口而定，以佳士得為例，最頂級的拍賣物品通常都會集中在前三大拍賣場作拍賣，這三大拍賣場過去大多是倫敦、日內瓦及紐約，不過這幾年隨著中國消費市場的崛起，香港也成為拍賣重鎮，中東富豪的新消費勢力，也促成了杜拜拍賣場的成立。



除了拍賣場之外，為了維繫與各地客戶的關係，在各個國家設立辦事處也是必然的，不論是佳士得還是蘇富比，都在全球超過八十個主要城市設有辦事處。這些辦事處雖然沒有專門負責鑑價與進行拍賣會事宜的功能，但在尋找賣家與買家的部分扮演了重要角色，他們必須隨時配合全球各地舉辦的拍賣會提供客戶資訊，並安排有興趣的賣家將拍賣物品送到適合的拍賣會進行拍賣。各地辦事處的靈魂人物非"客戶代表(Client Representative)"莫屬，因為他們是最了解客戶的人，也是客戶最信賴的人，許多交易非得透過他們才會成功，他們不只需要長駐各地辦事處，也需要參加拍賣會代客戶競標，沒有他們的參與，就難有一場成功的拍賣會，客戶關係對於拍賣行之重要性可見一般。



至於一個功能齊全的拍賣場需要具備哪些部門呢？以功能性來分，可將部門分成兩類，一類是支援性，負責公司日常運作，另一類則是產品部門，按照拍賣商品做區分。以前者來說，一家公司要有的基本部門它都有： 營運部、會計部、人事部、IT部、物流部，比較特別的應屬投標部及財務部了。



投標部顧名思義，是專門負責處理客戶投標事宜的部門，除了在自家拍賣場進行拍賣時最忙之外，也需要處理當地客戶對國外拍賣會投標的事宜；而財務部之所以需要跟會計部分開，是因為財務部需要專門處理一些客戶的特殊合約，由於合約牽涉到買家、賣家與拍賣行的交互利益，交易三方如何計算成交價、酬金與佣金比例，就成為一件需要精密計算且審慎處理的事情，若處理不當，很有可能會失去一個長期合作的賣家，或一個寶貴的買家(更糟糕的是這個買家可能會變成競爭對手的客戶)，甚至會讓拍賣行自己蝕本，任何一個情況都是拍賣行不願見到的。



而產品部門的分類就比較顯而易見了，依照每個拍賣場會進行的拍賣項目，因地而異，例如房地產、酒類、車等市場較小而集中或新興的拍賣項目，就只有特定的拍賣場才有，而以我們香港公司來說，則包括了二十世紀中國藝術及亞洲當代藝術、中國工藝品、中國書畫、東南亞畫、珠寶及手錶共六個部門。



每個產品部門的人員組成相當單純：部門經理、鑑定專家與行政助理，一些規模較大的產品部門則會將目錄製作的工作獨立出來，不過大部分都還是由專家分工合作完成，部門經理本身也是資深專家，在經理的帶領下，每個專家都會負責不同的部門工作，例如拍賣品的保養與檢修、拍賣品目錄的製作、與國外拍賣場的聯繫等。專家平時最主要的工作就是到各地評鑑並收集拍賣品、與客戶議價，若是有客戶有特殊需求，專家也會在最短時間找到最合適的商品；至於到拍賣會前的兩三個月，部門就會開始製作目錄，並到各地進行巡迴展覽，透過這些展覽與當地有潛力的買家接觸，並在拍賣會前的預展作最後的展示及推銷，講白一點，產品部門其實就是拍賣行的銷貨部門，而所謂的專家則是專業的推銷員，不但要有對商品的專業判斷，也要有優秀的客戶溝通能力，算是一個相當有挑戰性的工作。



至於行政助理當然就是處理部門其他瑣碎事情的角色啦！我不知道其他公司的行政助理是怎樣，但做我們公司的行政助理可不是那麼輕鬆的事情，以這個工作的高流動率就可以知道有多辛苦了…，只要是牽涉到客戶及金錢的事情，都是非常重要且絕對不能出錯的，而珠寶與鐘錶又因為經常被拿來當作禮物贈送，購買的人與收件的人往往是高度機密(以免被老婆發現老公買東西送給情婦=P)，一個傳真或一封寄錯地址的信都有可能造成非常嚴重的後果，這也是我做這份工作壓力很大的原因。



不過身為全球最大的拍賣行之一，在我們公司工作的最大好處就是可以看到來自各地最好的商品，尤其是一些私人拿出來拍賣的東西，可能好幾百年都沒有問世過，我們不但可以第一時間接觸，還可以好好把玩一番，因為在拍賣會過後這東西就屬於別人的了=P 不過對於有興趣在拍賣行工作的人，我建議還是要有一定程度的專業知識會比較好，因為要做專家，不能是個門外漢，公司在徵人時一定會要求相關背景，不然就只能從行政助理或其他非產品部門的工作開始做起了。